在对某项工作进行管理时,你的任务不只是关注做事的结果,还要进行事前的管理和工作过程的管控,同时,对做事的结果也要进行检查和确认,看是否达到了做事的目标。这封信就来聊一聊工作控制的三个不同阶段。
先来看一则故事。扁鹊是春秋战国时期杰出的医学家, 他有两个哥哥医术也非常精湛。有一次扁鹊给魏文王看病, 魏文王问道:“你们家兄弟三人,都精于医术,到底哪一位最好呢?”扁鹊答道:“长兄最好,二兄次之,我最差。”文王不解:“那为什么你最出名呢?”扁鹊答说:“我长兄治病,是治病于病情发作之前。
由于一般人不知道他事先能铲除病因,所以他的名气无法传出去,只有我们家里的人才知道。我二兄治病,是治病于病情初起之时。
一般人以为他只能治轻微的小病,所以他只在乡里有名。而我扁鹊治病,是治病于病情严重时。一般人都看到我在经脉上穿针管放血、在皮肤上敷药等技法,所以以为我的医术高明,名气因此响遍全国。”
这个故事给了我们很好的启发:在我们做事的时候,要像老大那样,把问题消灭在萌芽状态,问题还没有出现就可以得到根除;要像老二那样,问题刚刚出现,就要及时处理和制止,防止事态扩散;还要像老三那样,问题已经出现,而且比较严重,但能积极面对,并采取有效措施, 让问题得到及时处理。
工作控制也可以分成三个阶段,即事前控制、事中控制和事后控制。例如,制造企业都有质检部门,如果生产之前和生产过程都做好了管控,质检部门就不需要存在了。但在实际工作中,由于多种因素,一线人员生产出来的产品质量达不到100%,所以,质检部门在做着事后控制的工作,通过质量检查,防止不合格的产品流入客户手中,这样就可以弥补事前控制没有做到位的部分。
为完成工作任务和目标,事前、事中和事后的控制是管理者必需的管理手段。比如员工培训,事前控制要做到明确培训需求、培训目的、培训对象、培训内容、培训时间、培训地点、讲师选择等;事中控制要做到在培训过程中,确保员工积极参与培训,培训内容与目标有偏差时,要及时反馈给讲师,课程结束之前布置课后作业和思考题等;事后控制要做到让参训者按时提交作业,鼓励他们结合实际工作运用所学,组织专题研讨会分享实践经验和学习心得等。再比如会议管理、安全管理、顾客服务等,都需要通过这三个阶段的控制,如果发生安全事故或遇到客户投诉后,未引起足够的重视,没有及时进行警示、宣传、培训等工作,也就是事发后控制做得不到位,那么,同样的事故还会重复发生。而作为管理者,你的重要价值之一就是防止同样的问题在你的团队里重复发生。
思考 工作控制分为几个阶段?每个阶段的重点有哪些?