这封信聊一聊工作控制的几个基本原则,以及控制的注意事项。
做事要遵循一些基本的原则,工作控制亦是如此。工作控制需要注意几个基本原则:
1.及时性原则
有家银行的客户经理遭到了一位顾客的投诉,原因是这名客户经理为了完成贷款任务,擅自用顾客的名字做担保,而被担保的贷款人因没有遵守承诺,未按时支付贷款金额和利息,牵连到了做担保的顾客,事情才暴露出来。由于主管领导未能及时审核、及时确认、及时发现问题,让这名顾客蒙受了信誉不良的耻辱,而银行也因此遭到了顾客的投诉和信用危机。作为客户经理,想完成目标的心情可以理解,但不择手段,用违规的做法导致两败俱伤,作为管理者,不能不认真反省。
2.有效性原则
还是引用上面的例子,那家银行负责该项业务的管理人员事后承认,他们对贷款申请是做了审核,算是进行了控制,但没有发现漏洞和伪造的签名,控制失败无效。而没有及时发现问题,也就无法有效处理。有效性原则强调做事不能敷衍了事、做无用功,要讲究方法,避免发生不该出现的错误。
3.灵活性(适度)原则
控制不到位或控制过紧,都会带来一些问题。工作控制不到位带来的后果是:
◇下属会违反规定。
◇工作延迟。
◇发生事故障碍。
◇效率降低、发生浪费。
◇不能确保正确、快速。
而工作控制的过紧,同样会带来负面的后果:◇降低下属的自主性、积极性。
◇建议、提案减少,抱怨增多。
◇缺乏朝气、阳奉阴违。
◇有掩饰错误、事故等欺骗行为。
◇看上司脸色,对上司反感。
◇会成为依赖型的下属。
因此,控制要把握一个度,过松或过紧都会造成适得其反的结果,要适当和灵活。
4.整体性原则
管理工作是一项系统工程,有时牵一发而动全身,哪个环节出了问题,都有可能会带来牵连和影响。因此,进行工作控制时要考虑该项工作的整体性和全局性,不能只考虑点而忽略了面。
5.预见性原则
有一次和一位人力资源部经理交流培训需求,他希望给他们的中层强调做事的预见性,他举了一个例子:上半年公司组织过一次户外互动,类似于拓展项目,之前虽然看过天气预报,但活动当天天公并不作美,下起了大雨,而除了质检部门的员工,大家都变成了落汤鸡,有的员工还得了感冒。我们好奇,为什么质检部门的员工没有淋湿?原来,质检部经理考虑到以防万一,他让下属备了雨具,还叮嘱员工手持雨伞不方便行动,最好准备雨衣。虽然这不是一件大事,但反映出了这位经理能够未雨绸缪。
对管理者而言,预见性是一个重要的能力,所有问题都不是事发后的处理,而应该做到防患于未然,或把问题消灭在萌芽状态。
在进行工作控制时,同样要考虑到发生一些问题的可能性,并事先采取相应的对策。
6. 关键点原则
控制关键点的原则是非常重要的控制方式,它强调的是处理问题要抓住主要矛盾。对管理者而言,时间和精力都是有限的,往往做不到面面俱到,所以需要分清主次,把主要精力放在关键因素的控制上,这样就容易掌握整体状态和事情的进展。只要抓住重点,就能带来事半功倍的效果。
工作控制必须与工作计划、标准和公司的要求相适应,离开这些,控制就无从谈起,或者是做无用功,或者是无效的控制。
思考 工作控制有哪些基本原则?