· 比尔·盖茨“职场点兵”:
有效地利用自己的时间, 用你的大脑去工作。
□ 是什么让你浪费掉宝贵的时间
完成每一项工作都需要一定的时间, 所以, 时间是你能否完成工作的一个限制因素。为什么说是限制因素呢? 比如, 你前一天已与客户约好, 今天上午8 点整准时给他发一份重要的传真, 可8 点钟时, 你还在赶往办公室的途中。你没准时到达办公室的原因可能很多, 但归根结底是你未能管理好自己的时间, 因此, 及时纠正和排除那些浪费时间的因素, 对于你提高工作效率是非常有帮助的。
1. 干活时断时续
时效中心主席拉利·贝克博士认为, 造成公司职员浪费时间最多的是干活时断时续的方式。这种方式之所以消耗掉那么多时间, 不仅是停顿下来本身费时, 而且重新工作时, 这位职员需要花时间调整大脑活动及集中注意力, 才能在停顿的地方接下去干(一下子就能找出中断的地方, 立刻衔接上原来思路的人是很少的)。
下面是在工作中避免或尽量减少停顿的几种有效方法。
(1) 防止干活时被人打断的最佳方法是在你自己和经常打断你工作的人之间安置一个人。如果你能控制别人在工作的时候来找你, 你就不用把时间浪费在重新集中精力上。但如果你这样做, 也一定要留出一些时间, 让你的同事能在这段时间内随时找你, 因为有些事必须合作才能完成。
学会在一大段时间内工作。如果你手头的工作需要高度集中精神,你要学会在长达3~5 小时的大段时间内工作。其原因与防止别人打断相同, 因为这样你不必把时间耗费在重新集中精神上。
另外, 当你在一大段时间内工作时, 你会发现自己劲头越来越大,能在较短时间内完成更多的工作。要有那么长的一段时间归自己所有,你必须做出一些具体的安排, 因为时间是不会自己走来的。有时, 你甚至要独自一个人待在办公室里, 以便干活时不受别人打扰。
(2) 办公室的设计应能避免干扰。如果你对自己的办公室设计有发言权, 你要把它设计成允许来访者进入时他们才能进入的格局。比如, 不能让别人走过你办公室时能透过门窗见到你, 有事没事跟你聊天。可能的话, 把办公室安排在恰当的位置, 以便你在外出或上厕所时看不见其他人。这样做的原因是, 如果你看见别人, 你总要表示友好亲切。因为你担心约见客户迟到, 或者你不希望再跟什么人寒暄而被拖延时间。
(3) 改变用电话的方式。许多人成了电话的奴隶, 而不是把电话作为有用工具来使用。避免方法之一, 就是电话不应直接接入你的办公室(这样做的原因跟你不允许在干活时被打断一样)。
此外, 一天当中划出一段时间来专门用于接听电话。记住电话是为自己方便而设的, 而不应该颠倒过来。
学会清早起来工作, 清晨工作较少受干扰和打断。如果你能安排自己在清早工作, 会发现你那一天干劲十足, 能用于工作的时间也延长了。
2. 将东西乱扔乱放
一位管理专家在《华尔街日报》上撰文说, 一家钟点服务公司曾对100 多家大公司职员做过调查。调查发现, 公司职员每年都要把6 周时间浪费在寻找乱扔乱放的东西上面。这意味着, 他们每年要损失10%的时间!
在工作中, 如果你也像许多人一样, 老是要寻找乱扔乱放的东西的话, 解决的办法是养成有条理的工作习惯, 如把已回复的商业信函立即寄出、写好的销售计划书上呈给老板、整理好当日阅读完的来往商业信函等, 不要把时间浪费在寻找要用的东西上。有一条最好的原则就是,不用的东西扔掉, 不扔掉的东西分门别类整理好。
3. 意外的耽搁
你肯定有很多次发现自己在意外的耽搁中没有事情可做。在这种情况下, 你也别无他法, 只能等待。这是最让人心烦, 也是最浪费时间的。
要避免这种情况出现, 唯一的办法是预先安排工作。外出旅行时带着活去干, 这样, 就不会因为航班偶然出现几个小时的延误而烦心; 相反, 你可以打开公文包干起活来。
在乘坐市内交通工具时, 你也可以充分利用时间, 如身上随时带一本书, 这样, 即使遇上交通阻塞, 也不会浪费时间, 或者列个销售计划书的大纲, 事前有所准备, 好好利用偶发的延误, 这样, 你能把本来会失去的时间转化为有用的时间。
4. 懒惰的积习
善待时间就是善待自己的生命。许多人很难使自己每一天都朝着正确方向前进。有些人的缺点是积极性不高, 有些人的缺点是对自己要求不严, 另外一些人的缺点仅仅是一种积习。这种积习使他们躺下而不是向前行。还有一些人对自己应做什么, 什么时候去做不甚了解。
如果你有懒惰的积习, 下面两点建议可以帮你成功。
(1) 使用日程安排簿。如果你对何时应做何事心中无数, 这个工具有助你把所有资料很有条理地记录在一个地方。“每日安排簿” 和“日程簿” 都是极好的工具。
(2) 及早开始。有时你会突然意识到因为太迟开始而无法完成当天想做的事, 这是最令人失望的。许多人在意识到时间不够而无法做他计划中的事时, 干脆把整天都一笔勾销, 什么也不干。要解决这一缺点的办法是养成及早开始的好习惯。
5. 匆匆忙忙下决定
有些人的倾向恰恰与拖拉作风相反, 他们在获得解决一个问题所需的足够资料之前, 就试图着手解决这个问题。出于想迅速找到解决办法这个欲望———本来是很好的, 但有时行动得过早。这样匆忙做出的决定在执行中由于新找到的资料必须暂停, 推倒重来, 这就会造成更大拖延了。
如果你就是那种还没弄清问题就急于驾驭形势、动手做事的人, 你也像拖沓者一样需要对自己加以约束, 你要防止时机未成熟就开始动手。你要强迫自己在得到足够资料, 真正理解一个问题之前耐心等待,不要试图盲目地去解决这个问题。
6. 做事拖拖拉拉
有位老板问一位做事拖拉的员工, 一天的活是怎么干完的。这位员工回答说: “那很简单, 我把它当做昨天的活。”
拖拉岂止是昨天的活今天来干? 《韦氏新世界英语词典》给“拖拉” 下的定义是: “把(不愉快或成为负担的) 事情推迟到将来做, 特别是习惯性这样做。”
如果你是个办事拖拉的人, 就会浪费大量的宝贵时间。你会花许多时间思考要做的事, 担心这个担心那个, 找借口推迟行动, 又为没有完成任务而悔恨。在这段时间里, 其实你本来能完成任务而应转入下一个工作了。
7. 情绪摇摆不定
情绪波动、摇摆不定会使人失去干劲, 导致工作效率下降。对自己没有信心、与同事明争暗斗、愤怒及其他消极情绪, 使你难以把工作做到最好, 这样你就把本来有所作为的时间浪费掉了。
造成职员浪费时间的因素, 基本上有: 干活时断时续、将东西乱扔乱放、意外的耽搁、懒惰的积习、匆匆忙忙下决定、做事拖拖拉拉、情绪摇摆不定等。
□ 不要拖延要落实
富兰克林有一句名言是: 不要把今天的事留到明天去做。但是在工作中, 人们却经常看到一些人做事拖拖拉拉, 总是在唱“明日歌”, 上级老板交代的事情, 他们总是推三阻四, 不到“大事临头” 绝不肯动手去做, 这种人是最让老板讨厌的。当今老板重视的是工作效率高, 而且绝不拖拉的那种人。
人们经常发现浪费时间最多的人往往就是那些看上去最刻苦、每天工作时间最长的人。他们看起来似乎很忙, 但没什么效率, 自然也就得不到老板的信任, 甚至还有可能丢掉手中的饭碗。
从许多方面来看, 罗伯特·弟尔是个好的部门经理, 特别是与他的雇员的关系相处得很好, 但人们发现他那拖拖拉拉的习惯常常叫人感到愤怒。即使是一件非常小的事情, 他也总是拖到明天。他的两个下属有时在他的办公室外埋怨说: “他知道的那点事谁不知道, 本来应该做决定了, 可这家伙又让我们重新干一遍。” 弟尔先生不是天生的优柔寡断,只是他养成了一种总是把事情推到明天的习惯。特别是他遇到不高兴的事时, 更是如此。他把这种坏习惯带到了办公室, 办公效率自然不会高。我们应该把所要解决的问题分出轻重缓急, 什么事情都拖, 等待时机的到来, 这是不对的, 因为机不可失, 失不再来。弟尔把报告、书信和文件都堆在桌子上, 连他自己都不知道这些东西究竟在这里放多长时间了。他这种拖拖拉拉的习惯终于让他倒霉了, 因为当他看到老板要他看的信件时, 已经迟了好几天了。结果这下算是“太岁头上动土”, 被新任总裁给解雇掉了。
拖拉通俗地说就是把应该马上做的事情一再地往后拖。
如果你怀疑自己好像有点拖拉, 那你就该经常问问你自己: “为什么我要把这件事往后推?” 你如果找不到合适的理由, 当然, 你不要把理由和借口混为一谈, 那么, 你就应该振作起来, 今天就开始干。
拖拉意味着你总是被昨天的事情牵着鼻子走, 把今天的推到明天去做, 其实是在为你自己攒活儿, 你会觉得明天总是那么忙。
今天能干的事就今天干, 今天是最可靠的、最宝贵的, 绝不要拖拉!
当我们在谈论拖拉这一问题时, 你可能马上会怀疑自己的过去, 这也是不应该的。其实当信息不够全面、条件不够成熟时, 推迟决策或行动是明智的。但绝不能总是把希望寄托到明天, 因为明天是未知数。
你可能没听说过詹姆斯·阿尔伯里这个人, 可在他的碑文里简直把一个拖拉的形象描绘得淋漓尽致:
他在月光下酣睡,
他在阳光下悠闲。
他活着时忙忙碌碌,
他死了时一无所成。
这正如一条谚语所说: “拖拉是时间的盗贼”。如果你想得到老板的青睐, 那你必须克服拖拉这一毛病, 振作起来, 从现在开始。
办事拖拉是许多年轻白领常见的毛病。“明日复明日, 明日何其多。
我生待明日, 万事成蹉跎。” 要想不荒废岁月, 干出一番事业, 就要克服拖拉这个习惯, 让你的老板看见你干练的一面。
拖拉者的一个悲剧是, 一方面梦想仙境中的玫瑰园出现, 另一方面又忽略窗外盛开的玫瑰。
昨天已成为历史, 明天仅是幻想, 现实的玫瑰就是“今天”。
拖拉所浪费的正是这宝贵的“今天”, 这样他的生活必然陷入焦虑, 自以为“临时突击是完成任务的妙法”, 结果, 时间压力给人带来一个又一个的焦虑, 天天在着急上火中生活。
“我一直打算……” 一些人表面上也像个实干家, 为自己确立目标制订计划, 但很少去落实。这漂亮的美好的计划, 会使人毫无作为。
本来不过是举手之劳的事, 可总是拖拉, 直到它成为一个紧迫的问题, 在你最紧张的时候来抢你宝贵的时间。
1. 工作拖拉的原因
(1) 逃避费力气的事以及比较重要而又不好对付的工作。拖拖拉拉, 先干先办简易的琐事, 让它们占满分分秒秒, 而把困难拖到最后再说, 抱着“车到山前必有路” 的侥幸心理。例如, 上半年一过, 须起草工作小结, 但却放下棘手的工作, 先干写信、打电话之类的琐事, 每天还安慰自己毕竟干了很多事。随着交报告的期限越来越近便着急了。
想躲避费力之事, 到头来反而更费力, 工作质量如何也就可想而知。
(2) 让缺点合理化。拖拉者的一个最大特点, 是找借口为自己开脱。经常听到一些人这样说: “要是再有一些时间, 我肯定能搞得再好点。” 而实际上, 许多事情是很早就部署下来的。
(3) 求得同情。“看看, 我多么辛苦!” 自我欣赏“无功” 的“苦劳”。维护软弱的自我想象, 患得患失, 其实害怕成功道路上荆棘的人,所回避的恰恰是成功本身。
(4) 拖拉也有一些非情绪方面的原因, 比如, 目标不合理、缺乏信息无法决策、没定期限、应酬过多、时间安排过于紧张、没有余地等。
2. 改变拖拉习惯的几点建议
那么, 如何向上级老板展现你改变拖拉的决心呢? 如何让上级老板知道你是一个高效率的员工呢? 在此不妨参考以下的建议。
(1) 把大块任务切割成小块。善于化大为小, 难题就好解决了。
出成绩的人大都懂得这种方法的价值。例如, 你想写一本200 页的书稿, 每天写一页, 不到7 个月就可完成。想一下写完, 只能被目标本身吓倒。有了艰巨的任务, 第一步分解它, 化成一系列小任务, 再一个接一个地完成。
(2) 正视不合心意的工作。找一段时间专做不合心意的事务, 是磨炼意志, 克服拖拉的好办法。
(3) 立即动手。你的庭院该打扫了吗? 现在就去找工具。得交报告吗? 马上拿出纸列上几个要点。你要勒令自己, 绝不拖延, 有事及早干。
(4) 利用兴致。你无意写报告, 却可能有兴致翻阅有关资料; 不想修天线, 却可能愿意搜集所需元件。在该办的事中先拣有兴趣的办,让精神状态为你服务。
(5) 分析利弊。对目标有意识地加以分析, 看看尽快实践有什么好处, 拖拉有什么坏处, 这对下定决心立即着手很有督促作用。
(6) 向人保证。提出保证, 限定时间完成任务, 会使人产生一种有益的焦虑和时间紧迫感, 这会有效地克服拖拉。
(7) 每天做结算。“明天即在眼前, 学会把每一天当做礼品来对待”。每天起床前要决心过好今天, 还准备让明天过得更好。把时间看做财富, 你就不会再拖拉了。
(8) 要有实施的勇气。勇气是克服怯懦、付诸实施的能力。潜力之所以没发挥出来, 是因为自己限制了自己, 突破胆怯的限制, 就能充分发挥潜力。最后, 最好每天早晨问问自己: “我面临的最大问题是什么? 今天打算把它解决到什么程度? 该做哪些事?” 不要忘记, 克服了拖拉的习惯, 你就会跑在时间的前头。
现代化的工作节奏越来越快, 时间就是金钱。能不能高效利用时间不仅成了企业能否成功的关键, 也是身处其中的职员个人能否做出突出成绩、得到重赏的关键因素。
时间就是金钱———这一时间的经济观念在中世纪后期意大利商人中就产生了, 在现代社会中更是如此。时间可以看成是一种稀缺资源, 它是能够转换为金钱、职位的。
利昂·阿尔伯弟是15 世纪早期意大利商人开办的工厂中的一个合伙人, 他的信件保存至今。从他的信件中我们可以清楚地看到, 年轻的阿尔伯弟是现代时间管理的先驱者。他写道: “早晨起来, 我做的第一件事就是对我自己说: 今天该做什么? 这么多的事情要做。我盘算着、想着, 然后, 把时间配置到各种事情中去。” 接着他又写道: “我宁愿少睡点觉, 也不愿失去时间, 要严格要求自己, 做该做的事情。” 睡觉、吃饭都可以明天去做, 但今天的生意却不能等到明天。阿尔伯弟告诫自己: “要经常看时间, 要合理分配时间, 要一心扑在事业上, 绝不能白白地浪费每一小时的时光。” 由于他的自勉, 写出了这样闪光的词句:“只知道珍惜时间还不够, 要想无往而不胜, 还必须知道怎样利用时间。”
时间的价值标准可以适用于任何目的, 它是一种可以变换的技巧。
在历史上, 人们就曾经把它从宗教的意义上转变到了世俗的目的上———特别是在挣钱上。而且, 这种标准还具有可逆性。我们没有理由不把所学的时间管理的技术应用到精神和智力中去。例如, 商人的格言———“时间就是金钱”, 可以帮助我们理解时间两字的真正价值。
人类理解力的进步有时靠的是比喻的方法, 特别是在谈论像时间这样抽象的概念时, 更是如此。富兰克林并不是第一个把时间比做金钱的人, 但从他那时起, 这一比喻开始流行起来了, 对此进行认真的反思是值得的。
时间和金钱都是有限的资源, 这就是它们可比拟的关键。所以, 时间是有用的经济物, 是商品, 它可以借贷、交换、消费———这些都是由原始的和基本的比喻引发出来的。在“时间就是金钱” 这段话背后,还真有一段隐喻: 明天是一张令人担心的期票, 今天才是实实在在的现金。
有人把时间描述成一个留着刘海儿、背着大镰刀和沙漏计时器的老头。今天, 我们可以把时间老人想象成一个银行的经理, 他手里拿着一个通知, 告诉我们说: “你们很快就要破产了。” 然后, 又变成了桌子上的石英钟。
所有这些比喻都是因为它们有某一共同点, 时间显然不是金钱, 人们可以制造金钱, 却不能制造时间。金钱不是无穷的, 而时间却是永恒的, 沙漏计时器里的沙子也不像银行里的金钱。正如中国有句古话所说: “寸金难买寸光阴。” 时间是真正的永恒, 它要比金钱宝贵得多。
“时间就是金钱”, 这一比喻是有现实意义的, 它并不是文人们玩的文字游戏。把时间看做金钱是积极的和实际的, 因为金钱是度量价值的尺度。如果我们把时间看得比金钱更宝贵, 那么我们会更加珍惜时间。我们很多人会节省金钱, 能进行合理的投资。其实, 我们更应该节省时间, 为了取得更大的成功应有更多的时间投入。
阿诺德·贝内特的著作《怎样度过一天24 小时》出版于1907 年,曾经在美国再版过14 次。尽管贝内特在书中讲的是一名每天要乘车到伦敦工作的秘书是如何选择恰当的时间管理方法, 寻求足够的时间来阅读书报的, 然而, 这一原则却被许多老板看重。亨利·福特给他的经理们500 本贝内特的著作, 另一位美国汽车公司的董事长一下买了18 000本, 给每个雇员发了一本。
在你认识到时间的价值后, 你自己就应该反思一下, 时间是如何过去的, 如何制定有效的措施高效率地利用时间创造奇迹, 这样才能获得老板的重用。
现代化的工作节奏越来越快, 时间就是金钱。能不能高效利用时间不仅成了企业能否成功的关键, 也是身处其中的职员个人能否做出突出成绩、得到重赏的关键因素。
□ 高效率运转时间的金科玉律
1. 从时间和精力中如何获取最大报酬在公司里打拼的人, 每天都面对许多新的问题和挑战。如何可以从投入的时间和精力中得到最大的报酬, 不妨试试下面的办法。
(1) 确定每天的目标。养成把每天要做的工作排列出来的习惯。奏效是指把一项工作做合适, 效率是指把一项最关键的工作做好。把明天要做的最重要的几件事, 按其重要性大小编成号码。明天上午头一件事是考虑第一项, 做起来, 直至完毕; 再做第二项。这样下去, 如果没有全做完, 不要于心不安, 因为照此办法完不了, 那么用其他办法也是做不完的。最充分地利用你最显效率的时间。如果你把最重要的任务安排在一天里你干事最有效率的时间去做, 你就能花较少的力气, 做完较多的工作。
什么时间做事最有效率? 因人不同, 需要自己摸索, 集中精力, 全力以赴地去完成最重要的任务。重要的不是做一件事花多少时间, 而是有多少不受干扰的时间。全力猛攻, 任何困难都可迎刃而解, 零打碎敲往往解决不了问题。一次只能考虑一件事, 一次只能做一件事。
(2) 不要做完人。不要求把什么事都做得100%的完美无缺, 如写信中有几个错字, 改一下即可, 不必重写。利用已派用处的时间, 如看病、理发的等候时间, 用来定计划、写信, 甚至考虑写作提纲。区别紧迫性和重要性。紧急的事不一定重要, 重要的不一定紧急。可是现实中, 许多人把一生都花费在较紧急的事上, 而忽视了不那么紧急但比较重要的事情。当你面前摆着一堆问题时, 应问问自己, 哪一些真正重要, 把它们作为最优先处理的问题。如果你听任自己, 让紧急的事情左右, 你的生活中就会充满危机。
(3) 要有条理, 如笔记要分类, 以便查找。乱放一气, 就要花费很多的时间来找东西。学会说不行。事半功倍之道取决于懂得有所不为, 推掉一切不必要的义务和约会, 尽量利用简便工具, 如电话通信息, 只需几分钟, 而信却要好几天。
(4) 适当的休息。一种工作做久了可以改换另一种, 变换一下身体姿势, 从事一些体育活动, 以消除疲劳, 恢复精力, 摆脱消极情绪。
在所有影响完成更多工作的消极情绪中, 内疚最无益。遗憾、懊悔和心情不佳改变不了过去, 又使当前的事情难以做成。着眼于未来的担心也是一种毫无用处的情绪。摆脱消极情绪可以使你成为新人, 蓦然间, 你会发现你有意想不到的时间、精力和能力。一位不知名的哲学家概括得很好: “一个人生活中的阴影多半是他本人挡住了太阳光所形成的。”
2. 合理使用时间的建议
这里是一位效率专家关于合理使用时间的建议。
①我的时间概念是“准时”。我从每一分钟里都得到乐趣。
②我喜欢我所做的任何事情。
③我始终保持乐观的情绪。
④我不把时间浪费在对失败的懊悔和气馁上。
⑤我不因没有办成某事深感内疚而浪费时间。
⑥我试图每天摸索一种能帮我节省时间的窍门。
⑦我平常早晨5 点起床(晚上早点入睡)。
⑧我中午吃少量午餐, 下午不感到乏困。
⑨我把手表拨快3 分钟, 干什么事都先走一步。
⑩我把每天要办的事按轻重缓急列出单子, 并尽量把重要的事情早点办完。
??????我坚持按“处事单” 一项一项地去做, 不因哪项有困难而略过。
??????我做事讲究找窍门, 而不是一味蛮干。
??????我尽可能早地中止那些毫无收益的活动。
??????我给自己腾出足够的时间, 突击处理最急迫的事情。
??????我一次只集中力量干一件事。
??????我把主要精力用于从长远考虑收益最大的事。
??????当我连续办完了几件事, 我奖给自己休息时间和特别报酬。
??????我不论做什么事, 对自己和别人都提出时间要求。
??????我尽量不浪费别人的时间(除非事关紧要, 迫不得已)。
??????我保持桌面整洁, 使我能随时入座办公, 并把最急需处理的文件放在桌子正中。
??????我的每件东西都放在固定的位置, 不因用时寻找而浪费时间。
??????我把上班时间的闲聊减少到最低限度。
??????我时常很快浏览一下各种书籍, 看有没有对自己有启发的东西。
??????我口袋里随身携带空白卡片, 随时把点滴心得和事情记下来。
??????我永远减少一切“等候时间”。如果不得不等的话, 我把它看做是“赠予时间” 用来休息或干一点别的什么事。
??????我把所有的琐事积攒起来, 每月抽出3 个小时一起处理。
??????我承认有些时间不可避免地要耗费在自己意想不到的事情上, 但我不以此而烦恼。
3. 节约时间高效工作的10 条金科玉律除了上面的这些建议, 你还可以参考一下美国《今日世界》杂志曾列举的企业管理者节约时间高效工作的10 条金科玉律。
①处理公事切忌先办小的后办大的, 一定要先办当天最重要的事情, 然后再办其他的事情。
②用大部分时间去处理最难办的事情。
③把一部分工作交给秘书去做。
④少写信。打电话能解决的就打电话, 必须写信时写便条。
⑤减少会议。
⑥制定好工作时间表。
⑦分析自己利用时间的情况, 看有多少时间被浪费掉了。
⑧减少不必要的报告文件。
⑨把传阅的文件降至最低限度。
⑩尽量利用空闲时间看文件。
什么时间做事最有效率? 因人不同, 需要自己摸索, 集中精力,全力以赴地去完成最重要的任务。重要的不是做一件事花多少时间,而是有多少不受干扰的时间。全力猛攻, 任何困难都可迎刃而解, 零打碎敲往往解决不了问题。一次只能考虑一件事, 一次只能做一件事。
□ 永远先做最重要最紧急的事情
提高时间利用的质量, 就是以尽可能少的时间办尽可能多的事情,从时间中节约时间, 这样做既可以提高工作效率, 又能节约成本。一个善于利用时间的员工, 往往在工作上能取得比别人更大的成绩。
当你在工作中养成了不爱惜时间的习惯时, 一定要下决心改正, 实施根治法。奥格·曼狄诺曾多次引用“支配时间专家” 爱德温·C. 布莱斯的话说: “浪费时间的活动就像癌细胞, 慢慢吞噬掉你的精力, 滋生出某些坏习惯。要想消除它们就得采用根治方法。要是你正在做着的事情使你厌烦, 妨碍你完成计划, 又大大消耗着你的精力, 浪费着你的时间, 那就彻底摒弃它们! 这一根治法同样适用于个人习惯、日常事务及一切与你工作有关的琐碎杂务。”
一项做事的基本原则, 就是你永远都要从最重要的事情开始做。所以, 在开始做事之前, 你就必须认真地设定好工作的顺序, 不要打乱,坚决执行。
那么, 如何做到从最重要最紧急的事务开始, 进而提高时间的利用质量? 其中最简单且有效的方法就是设定工作的优先次序, 一般可以分为以下四种类型:
第一, 重要而紧急;
第二, 重要但不紧急;
第三, 紧急但不重要;
第四, 不紧急也不重要。
重要而且紧急的工作被列为第一位是指事情的重要性高, 而且需要立即行动。此类事情带给人们较大的压力, 如老板紧急交办的工作、重要客户来访、参加一次重要的商业谈判等。
重要但不紧急的事情对个人而言是很有意义的, 可能是许久的盼望或长远的目标。通常这类事情挑战性高, 困难度也高。最常见的, 如准备下半年一次全国性的招标会、制定某季度的销售计划等。
紧急但不重要的事情, 其本身重要性不高, 但因为时间的压力, 需要赶快采取行动, 如接电话、处理电子邮件等。
不紧急也不重要的事情, 本身没有迫切完成的压力, 而且重要性不高, 如给朋友打电话、陪家人逛公园、交电话费等。
通常来说, 我们可以先记录每周的时间流水账, 然后将每周的事情依重要性与急迫性分为上列四种类型。设定工作的优先顺序很简单, 重要的是要克服这种一般人常有的心理倾向, 即逃避压力, 想要处理那些容易、快速完成的事情。
为了能高效地完成工作, 就很有必要根据事情的轻重缓急, 制定出一个次序表来, 这样就会更有利于你向自己的目标迈进了。
优秀的员工都明白: 先做最重要最紧急的事情, 是他们最佳的工作习惯! 不论事情有多少, 永远先做最重要最紧急的事情。坚持下去, 你会在不知不觉中接近人生的大事。
成功人士一般会分清主次, 而且把时间用在最有生产力的地方。但是面对每天大大小小、纷繁复杂的事情, 怎么分清主次呢? 这里有以下3 个判断。
第一, 你必须做什么?
这是两层意思: 是否必须做, 是否必须由我做。非做不可, 但并非一定要你亲自做的事情, 可以委派别人去做, 自己只负责督促。
第二, 什么能带给你最高回报?
根据著名的80/20 定律, 我们应该用80%的时间做能带来最高回报的事情, 而用20%的时间做相对次要的事情。所谓“最高回报” 的事情, 即是符合“目标要求” 或自己会比别人干得更好的事情。
第三, 什么能给你最大的满足感?
无论你地位如何, 总需要把时间分配在令人满足和快乐的事情上。
只有这样, 工作才会充满情趣, 并使人保持工作的热情。
通过以上“三层过滤”, 事情的主次就一目了然了; 然后, 再以重要性优先排序, 并坚持按这个原则去做。你将会发现, 再没有其他办法比按重要性办事更能高效利用时间的了。
一项做事的基本原则, 就是你永远都要从最重要的事情开始做。
所以, 在开始做事之前, 你就必须认真地设定好工作的顺序, 不要打乱, 坚决执行。
□ 把复杂的事物简明化
最容易不过的是忙碌, 最难不过的是有成效地工作。而化繁为简,善于把复杂的事物简明化, 是防止忙乱、事半功倍的法宝。工作中, 我们经常看到有的人善于把复杂的事物简明化, 办事又快又好, 效率高;而有的人却把简单的事情复杂化, 迷惑于复杂纷繁的现象, 使复杂的事物越复杂, 结果只能陷在屋里走不出来, 工作忙乱被动, 办事效率极低。这两种类型的人其工作水平、效率的高与低, 就在于会不会运用化繁为简的工作方法和艺术。
美中贸易全国委员会主席唐纳德·C. 伯纳姆在《提高生产率》一书中讲到提高效率的“三原则”, 即为了提高效率, 每做一件事情时,应该先问3 个“能不能”, 即能不能取消它? 能不能把它与别的事情合并起来做? 能不能用更简便的方法来取代它? 根据这个启示, 我们在检查分析每项工作时, 首先问一问以下6 个问题。
①为什么这个工作是需要的? 是根据习惯而做的吗? 可不可以把这项工作全部省去或者省去一部分呢?
②这件工作的关键是什么? 做了这件工作之后会出现什么过去没有的新效果?
③如果必须干这件工作, 那么应该在哪里干? 既然可以边听音乐边轻松地完成, 还用得着待在办公桌旁冥思苦想吗?
④什么时候干这件工作好呢? 是否考虑到放在效率高的宝贵时间里干最重要的工作? 是否为了能“着手进行” 重要工作, 用了整天的时间去使工作“条理化”, 结果把时间用完了, 而所处理的只不过是些支离破碎的事情?
⑤谁干这件工作好呢? 是自己干还是安排别人去干?
⑥这件工作的最好做法是什么? 是应抓住主要矛盾迎刃而解, 收到事半功倍的效果? 还是应采取最佳方法而提高效率?
然后在对每一项工作分析检查之后, 再采取如下步骤:①省去不必要的工作。
②使工作顺序合理, 干起来得心应手。
③两件或两件以上的工作能够合并起来做的就联系起来做。
④尽可能使杂七杂八的事务性工作简单化。
⑤预先定好下一项工作的程序。增强工作预见性, 走一步, 看两步,想三步, 提高决策的效率和准确性, 减少决策过程的时间并使决策无误。
无论在工作中, 还是在生活里, 为了提高办事效率, 就必须下决心放弃不必要的或者不太重要的部分, 用简便的活动代替那些费时费力的活动。例如, 有的人尽量减少头脑的储存负担, 以提高头脑的处理功能; 有效地研究筛选读书的人, 能把书籍区分为必读的书、可读可不读的书和不必读的书, 做到多读必读书, 以增加得益。有的人在生活中还采取摆设不求齐全, 以减少整理的时间; 穿戴不过分讲究, 以减少换洗保存时间; 吃喝买到家里能直接下锅的, 以减少烹调时间, 等等。
有序原则是时间管理的重要原则。一位著名科学家说: “无头绪地、盲目地工作, 往往效率很低。正确地组织安排自己的时间首先就意味着准确地计算和支配时间。虽然客观条件使我难以这样做到, 但我仍然尽力坚持按计划利用自己的时间, 每分钟地计算着自己的时间, 并经常分析工作计划未按时完成的原因, 就此采取相应的改进措施; 通常我在晚上定出第二天的计划, 定出一周或更长时间的计划; 即使在不从事科学工作的时候, 我也非常珍视一点一滴的时间。”
明确自己的工作是什么, 并使工作组织化、条理化、简明化,就能最有效地利用时间。做到这一点, 你就是老板和同事眼中的工作明星。
□ 抓住时机, 主动出击
乔治是美国一家肉类加工公司的执行经理。有一天, 他像往常一样阅览当天报纸时, 突然从一个不引人注目的地方发现了一条短讯。这条短讯披露墨西哥发现了怀疑是瘟疫的病例。乔治认为这是一条对自己工作十分有用的信息。他想, 如果墨西哥真的发生了瘟疫, 一定会过加利福尼亚州和得克萨斯州国境传染到美国。而这两个州又是美国肉食供应的主要基地。一旦发生瘟疫, 肉价一定会猛涨。
想到了这一切后, 他抓起电话, 拨通了一位朋友的电话, 问他要不要到墨西哥去旅行。这位朋友被这突如其来的提议弄得莫名其妙, 不知如何回答。于是, 乔治约这位朋友面谈。
乔治说服这位朋友替他到墨西哥去一趟, 了解一下那里是否真的发生了瘟疫。结果证实那里确实发生了瘟疫。
乔治立即根据这个情报, 给公司董事会和总经理写了一份紧急建议, 并着手制定了一份计划: 集中全部资金购买加州的肉牛和生猪, 把它们及时送到美国东部。公司的总经理和董事会对乔治的建议高度重视, 立即召开了高层会议, 听取乔治的报告, 并按照他的计划开始行动。两个月后, 瘟疫蔓延到了美国西部的几个州, 美国政府下令, 这几个州的一切食品都要从外地进货, 当然也包括牲畜在内。
于是, 美国国内市场肉类奇缺, 价格暴涨, 乔治的公司抓住这一机会, 及时把囤积在东部的肉牛和生猪高价出售。结果, 在短短的几个月内, 公司便净赚了5000 多万美元。而乔治也因为及时捕捉到了这一信息, 被公司奖励50 万美元, 并被提拔为公司的副总经理。
作为一名职场中人, 用责任心做事才能够及时地捕捉到对自己工作有用的信息和机会, 并在自己的工作和事业上开创出一个新的局面。因此, 日常工作中, 要不放过每一个细节, 并能主动看到细节背后透露出的信息和情报。只有用心, 才能见微知著。
我们处在一个信息爆炸的时代。有时候, 别人的一句话就包含着对我们工作和事业有很大帮助的信息。
20 世纪50 年代, 香港有位张姓商人到美国旅行。有一天, 他到克利夫兰市的一家餐馆同两位美国人共进午餐, 他们边吃边谈着生意上的事。其中有一位美国人说了一件关于假发的事。
“假发?” 这位张姓商人眼睛一亮, 脱口问道。那位美国人又一次说道: “假发!” 说完, 拿出了一串长长的黑色假发, 表示说, 他想购买十几种不同颜色的假发。
言者无意, 听者有心。这位张姓商人很快做出判断: 假发生意大有可为。
于是, 他在美国进行了一番深入的考察, 发现戴假发的热潮正在美国兴起, 这让他进一步确认了自己的判断。一回到香港, 他就开始进行相关的调研。他发现, 从印度和印尼输入香港的人发(真发) 制成各种发型的发套(假发套), 成本相当低廉, 而售价却很高, 利润十分可观。因此, 他立即做出决定, 在香港创办工厂, 制造假发出售。但是,制造假发的专家又找不到, 这位张姓商人为此非常着急。
有一天, 有一位朋友来访, 闲谈中偶尔提到一个专门为粤剧演员制造假须发的师傅。这位商人便想方设法找到了这位师傅。
然而, 这位高手制造一副假发需要3 个月的时间, 这样是无法开展生意的。在这位师傅的言谈中, 商人知道有人刚发明了一种机器, 可以利用它与手工配合, 生产假发。就这样, 在这位师傅的帮助下, 他引进了机器, 招来了一批女工, 世界上第一个假发工厂诞生了。
当各种颜色的假发大批量生产出来之后, 消息便不胫而走, 来自世界各地的订单像雪片般飞来, 这位商人的事业一日千里。
作为一名职场中人, 用责任心做事才能够及时地捕捉到对自己工作有用的信息和机会, 并在自己的工作和事业上开创出一个新的局面。因此, 日常工作中, 要不放过每一个细节, 并能主动看到细节背后透露出的信息和情报。只有用心, 才能见微知著。
□ 从偶然的事件中捕捉巨大的契机为了出色地完成工作, 每个人都应该注意搜集对工作有用的信息和情报, 并把这些信息和情报转化为有价值的工作成果。
青娜是一位长期生活在英国乡村的医生, 对民间的疾苦有着深切的了解。当时, 英国的一些地方发生了天花, 夺去了许多儿童的生命。青娜眼看着那些活泼可爱的儿童染上天花, 因没有特效药, 不治而亡, 内心十分痛苦。
有一天, 青娜到了一个奶牛场, 发现一位挤奶的女工因为幼时得过从牛身上传染的牛瘟病, 因此尽管她经常护理天花病人, 却没有被传染。这个发现使青娜联想到了一个问题: 可能感染过牛瘟病的人, 对天花具有免疫力。
想到了这一点后, 青娜隐隐感觉到自己已经找到了解决问题的突破口, 于是马上采取行动, 大胆地试验。她先在一些动物身上种牛痘, 效果十分理想。为了让成千上万的儿童不再受天花之灾, 她顶住了一切压力, 在当时仅有一岁半的儿子身上接种了牛痘。接种后, 儿子反应正常, 但是, 为了要证明小孩是否已经产生了免疫力, 还要给孩子接种天花病毒。如果孩子身上还没有产生免疫力, 那么, 她的儿子也许就会被天花夺去生命。
为了千千万万的儿童能够健康成长, 青娜把一切都豁出去了, 把天花病毒接种到了自己儿子的身上。结果孩子安然无恙, 没有感染上天花, 青娜的实验终于成功了。从此, 接种牛痘防治天花之风从英国迅速地传播到了世界各地。
在工作当中, 我们经常会遇到各种各样的偶然事件。假如我们能够利用这些偶然的机会, 挖掘对自己有用的信息, 工作结果就会发生变化。
艾维利现在是一家杂志的编辑。在他年轻时, 有一回, 他看见一个人打开一包纸烟, 从中抽出一张纸条, 随即把它扔在地上。艾维利拾起这张纸条, 见上面印着一个著名女演员的照片, 下面有一行字: “这是一套照片中的一幅。” 他把纸片翻过来, 发现背面是空白的。
艾维利拿着这张纸片边走边想: “如果把印有照片的纸片充分利用起来, 在它的背面印上人物的小传, 价值就会提高了。” 于是, 他找到印刷这种纸烟附件的公司, 向经理说明了自己的想法。这位经理立即说: “如果你给我写这些东西, 我会付给你丰厚的薪酬。”
这就是艾维利最早的写作任务。后来, 他的业务与日俱增, 又聘请了一些人来帮自己工作。就这样, 他成了一位著名的编辑。
偶然的机会中, 常常隐藏着工作和事业上的巨大契机。如果我们能够认识到这一点, 不断地从偶然的机会中挖掘对自己有用的信息, 将会对自己的事业产生莫大的帮助。另外, 善于从偶然的机会中挖掘对自己有用的信息, 也可以不断地挖掘出自身的潜力, 让自己创造出更辉煌的工作业绩。
在清朝顺治年间, 有位王姓青年到北京的一家剪刀作坊里当学徒。
有一天, 师娘为师傅炖了一只鸡, 鸡炖好了端出来, 放在他和师傅打剪刀的桌子上晾着, 桌子下面是盛着鸡血的盆。
在工作中, 这位王姓青年一不小心失手将剪刀掉进了鸡血盆里。他慌乱中弯腰去捡, 又碰翻了桌上的鸡汤, 滚烫的鸡汤溅到了他的脸上,烫得他满脸水泡。当他从鸡血里捞出剪刀擦干后发现, 这把剪刀格外明亮锋利。从这次失误中他发现, 把打造好的剪刀放在动物的血里会使其更加锋利。从此以后, 他打造的剪刀越来越畅销, 名气也越来越大。
因为他脸上被鸡汤烫伤, 起了一脸麻子, 人们因此称他打造的剪刀为“王麻子剪刀”。到了后来, “王麻子剪刀” 成为了一个著名的剪刀品牌。
在工作的失误中往往潜藏着许多对自己有用的信息。所以, 一旦在工作上出现了失误, 千万不要悲观沮丧, 而要积极地分析失误的原因, 化被动为主动, 让工作向更好的方向发展。
□ 守时是成功做事的先决条件
莎士比亚说过: “在时间的大钟上, 只有两个字———现在。”
守时对一个人来说是一种美德。这一点看似简单, 但是实际上包含了许多内容: 不仅仅是和公司老板一起时要表现出准时, 也不仅仅是和别人约好时间的时候要准时出现, 还应该包括和自己的下级和同事在一起的时候也应该准时, 在完成工作的时候更应该准时。不考虑身份和地位, 在任何情况下和每个人在一起时都要表现出守时的态度和形象。这是成功的先决条件。
守时是把其他人放在第一位。它告诉其他人你已考虑到他们, 你不会浪费他们的时间。没有什么比守时更能给你的老板留下深刻的印象。
这里来看一下约翰·坦普尔顿是如何做的。
约翰·坦普尔顿作为许多大公司的首席经理, 他总是希望所做的事正确而及时。如果你被邀请在星期五中午向他汇报工作, 而你按时完成了, 那么你一定会得到他的赞扬。
许多重要人物参加了约翰·坦普尔顿宗教进步基金奖。坦普尔顿说, 任何参加慈善活动的人在他们帮助我们的24 小时内会接到一封感谢信, 这从一开始就成了我们的惯例。你不能等一周甚至一个月, 你应立即对这些人表示感谢。在这种情况下, 我们先准备好信件, 等他们一完成他们那部分仪式, 马上有一位送信员给他们发出感谢信。
守时是一种礼貌和关心, 也是一种成功的生意经。
准备成功的人在早年职业中就要学会避免拖延。有许多人采取一种被称为拖延的态度。为什么要现在干呢? 明天还早着呢? 工作被耽搁得离开了目标———就像拖延者所建议的那样, 也不必等到明天, 还可以拖到以后的某一天, 只有他们自己知道要拖多久。有人曾说: “我可以解决拖延的问题, 只需不停地推迟工作的起点。”
那些受拖延之苦的人永远不可能获得成功。谁愿意和有拖延毛病的人打交道? 谁又愿意依赖这种人?
没有什么比这个古训更真实了, 那就是“今日事今日毕”。如果今天能做就今天做。把你一天的时间表安排得满满的。
坦普尔顿很早就懂得守时和坚忍对一个人做事和成长的至关重要。
约翰·坦普尔顿说: “在生意上守时和敏捷是必需的。我们管理着6 家大的互助基金会, 我们在这些基金会中拥有300 多份股票和债券,它们分布在12 个国家。然而, 在纽约股票交易所收盘后一小时内, 我们经营的每个项目在世界范围内按股票数量被标价并得到增值, 所有股息和红利已计算出来。我们必须在一小时内知道我们股票的精确价格,以便能在报纸的金融版面上公布这些结果。”
“我想不出比‘今日事今日毕’ 更好的经营方法。它是一种艰苦的方法, 但也是最好的方法, 并且是获得成功的最佳原则。”
关于守时的品德有一个名言, 约翰·坦普尔顿认为它对那些寻找成功的读者会有所裨益, 这就是慈善家马修斯的话: “没有什么比守时能更快地激起一位商人的信任感, 也没有哪种习惯比总是拖延更快地削弱自己的声誉。”
约翰·坦普尔顿是一个地地道道守时的人, 也正是这种守时的优良品德让他完成了事业, 走向了辉煌之路。不难想象: 一个连最基本的遵守时间的信用都做不到的人, 老板的心目中又怎能存下他呢?
守时是一种美德, 更是一种成功的生意经。我想不出比“今日事今日毕” 更好的经营方法。它是一种艰苦的方法, 但也是最好的方法, 并且是获得成功的最佳原则。
□ 事业的机会遍布于每一个细节之中世界上最伟大的推销员乔·吉拉德曾说: “成功的机会无处不在,无时不有, 遍布于每一个细节之中。”
一个人具有时间观念和工作细则, 才能提高工作效率。同时, 在工作中不断学习业务知识, 提高业务水平, 必要时运用一些智慧, 随时保持警觉, 耐心地处理杂事, 才能成就自己的一番大事业。
一个具有时间观念的人是上司和同事欢迎的。一个清爽、整洁的办公室的确能提高工作效率。
1. 尽快学习业务知识
你必须有丰富的知识, 才能完成上司交代的工作。这些知识与学校所学的有所不同, 学校中所学的是书本上的死知识, 而工作所需要的是实践经验。当上司分配你某项工作时, 首先你必须进行事前的准备, 也就是拟订工作计划, 无论是实际做出一个计划表, 或仅有一个腹稿。总之, 你需要对整个工作的进行排出日程、进度, 并拟订执行的方法等。
这样才能提高工作效率, 成为上司眼中的好职员。
2. 在预定的时间内完成工作
在“时间就是金钱” 的现代社会里, 一个具有时间观念的人是受欢迎的, 尤其是在进行工作时, 更要注意按时完成任务。一项工作从开始到完成, 必定有预定的时间, 而你必须在这个时间内将它完成, 绝不可借故拖延。如果你能提前完成, 那是再好不过的了。
3. 随时运用智慧
工作时难免会遭到困难与挫折, 这时, 如果你半途而废, 或置之不理, 将会使上司对你的看法大打折扣, 不再赏识你和提拔你, 这样, 昔日的优良表现, 岂不是付诸流水? 所以, 随时运用你的智慧, 或许只要一点构想或灵感便能解决困难, 使工作顺利完成。
4. 在工作时间内避免闲聊
聊天确是人生的一大享受, 尤其是三五好友聚在一起, 话题更是包罗万象。但是, 并非每个场合、任何时间都适于聊天, 尤其是工作时间应绝对避免。工作中闲聊, 不但会影响你个人的工作进度, 同时也会影响其他同事的工作情绪, 甚至妨碍工作场所的安宁, 招来上司的责备。
因此, 工作时绝对不要闲聊。
5. 整洁的办公桌使你获得好印象
有人说过, 可以从办公室的桌上物品的摆置, 看出一个人的办事效率及态度。凡是桌上物品任意堆置, 显出杂乱无章的样子, 相信这个人的工作效率一定不高, 工作态度也极为随便。相反地, 桌上收拾得井井有条, 显出干净清爽的样子, 想必是个态度谨慎、讲求效率的人。事实也的确如此。一张清爽、整洁的办公桌确可增加工作效率, 另外还可以使别人对你产生良好印象, 认为你是一个做事有条理的人。
6. 离开工作岗位时要收妥资料
有时工作进行一半, 因为上司召唤、客人来访, 或其他临时事故而暂时离开座位。在这种情况下, 即使时间再短促, 也必须将桌上的重要文件或资料等收拾妥当。有人或许认为, 反正时间很短, 那么做很麻烦而且显得小题大做, 其间问题往往发生在你意想不到的时刻。遗失文件已经够头痛了, 万一碰巧让该公司以外的人看见不该看见的机密事项,那才真正叫你“吃不了, 兜着走” 呢!
7. 因业务外出时要保持警觉
商业间谍早已不是什么新鲜名词, 更何况业务机密的泄露, 往往是人为的疏忽造成的。作为公司的一名职员, 免不了要因业务外出, 在外出搭乘交通工具, 或中途停留于某些场所时, 应提高警惕, 留意自己的举止。即便是在上班时间以外与朋友会面, 也应避免谈及公司的事情;不要将与公司相关的文件遗忘在外出地点; 当对方询问有关公司的事情时, 应该采取避重就轻的回答方式; 外出时公干不可为了消磨多余的时间而随意出入娱乐场所。
8. 做琐事要有耐心
一位缺乏经验的新职员, 自然无法期望公司将重要的责任由他来承担, 换言之, 刚刚开始接手的工作往往以一般的杂务居多。这种情况对于刚刚踏入社会, 雄心勃勃地准备一展才干的青年来说, 极易令他们产生不满。可是无论心中是多么不乐意, 也不要让这些想法溢于言表。从公司的角度来讲, 培育一名新人不容易, 必须由基础开始, 让他们一点一滴地学习工作内容, 等到了一定熟练程度后, 才逐渐委以重任。你明白了这一点, 便会自觉地做那些琐碎杂务。总之, 你应当记住: “一屋不扫, 何以扫天下。”
世界上最伟大的推销员乔·吉拉德曾说过: 成功的机会无处不在, 无时不有, 遍布于每一个细节之中。也就是说, 一个人具有时间观念的工作细则, 才能提高工作效率。
