我们曾经谈到过控制的三个阶段，即事前控制、事中控制和事后控制，而会议的准备就属于事前控制，只有充分准备，才能确保会议的效率和有效性，这封信就来聊一聊怎样进行会议的准备。
有次去一家企业培训，开场安排领导致辞，请公司领导对中层干部讲一讲公司和高层的期望，让他们认真学习、积极参与，这本来是一件很好的事，可事先安排的十五分钟发言时间，这位领导严重超时，讲了一个多小时还没讲完。坐我旁边的员工看看时间，偷偷告诉我说：我们领导开会时也是这样，会议开到晚上七八点钟是家常便饭，有时更晚，话匣子一打开不好收场。
对于领导的这种习惯，或许我们无法干涉，但可以吸取反面的教训，不能犯类似的错误。鲁迅先生曾说过：“时间是组成生命的材料，浪费别人的时间无异于是谋财害命。”凡事我们都应该有时间的概念，开会当然也是如此。
在前面的信件里提到的那些会议，不管是哪种类型，在进行会议准备时，下列这些要素都是共性的，都要明确以下几点，也就是要遵循我们曾提到的5W2H的基本原则：1．目的：凡事都要明确其目的所在，不同类型的会议有不同的目的，在组织会议时，主持者务必要明确会议的目的是什么，要得到什么结果。
2．内容：根据会议的目的和会议的类型，准备相应的内容。
3．时间：在会议准备阶段就要明确开会的时间，前面已经强调过，如果是可开可不开的会议，就一定不开，看看有无其他替代的方法。
4．对象： 除了宣传教育性会议，或对象明确的会议以外，通常要限制参会的人数，可参加可不参加的人员一定不要让他们参加，以免浪费他们的时间。
5．方法：会议的基本形式有三种，即面对面会议、电话会议、视频会议，微信诞生后，也有的企业采用这种方式。管理者组织的会议，一般是部门会议居多，而部门会议往往采用面对面的方式，这也是最直接的方法。
6．地点：不同的会议会选择不同的地点，年度部门会议可能会选择在公司外面的场地进行，部门例会几乎都在公司以内进行。
7．费用：说到会议的费用，是大家最不解的。在公司内部开会，还有什么费用发生吗？当然有。会议的费用包含会议的时间成本、会议的直接成本、效率损失成本等。相比之下，直接成本肉眼可见，如茶歇、印制资料等；而间接成本往往被疏忽了，比如，参会对象的选择不正确，那么，参会时间内他们是无法工作的，他们的工时就是间接成本。作为管理人员，这些因素都要综合考虑。
除此之外，从公司层面，应该由相应的部门去管理会议，并制作统一的会议管理工具。如果你所在的企业在这方面的管理比较薄弱，你可以尝试着去改善，或给相关的部门和领导提出建议。如果没有相应的管理方法，或者即便有，在员工工作时没有去应用，或公司没有进行普及和相关的培训，员工们依然会按照自己的习惯做法去做，其结果就会比较混乱。举个日常生活和工作中的例子，想必你也可能遇到过，比如你收到某同事的邮件，或者某员工发来的通知，你发现没有称呼、没有落款，也没有日期，收到后搞不清楚是谁发来的，也不知道是什么时候发来的，这样的书写让人觉得很不职业。虽然现在网络系统非常发达，可能不再需要纸质工具，但常用的会议管理工具统一格式和制订出规范还是非常必要的。在一个企业内部，如果员工没有统一的操作方法，发个通知也是我行我素，没有规范可循，管理就比较混乱。如果向外发送文件，出现上述没头没尾的现象，就会影响公司的形象。所以，还是想重复强调一点，管理无小事，点滴问题不及时处理，就会聚成大的事件。
企业常用的会议管理工具有：
1．会议签到表；
2．会议准备清单；
3．会议议程表；
4．会议通知；
5．会议记录表；
6．会议评价表。
这些工具的制作，没有金科玉律，你可以结合企业的实际情况而定。
以《会议准备清单》为例，不同的会议，准备事项会有所差异，但也有很多共性。通过《会议准备清单》进行检查和确认，可以确保和防止准备上的遗漏。
一个好的管理者，不应该浪费自己的时间，当然也不能无端浪费员工的时间。有的管理者经常加班，下属也只好跟着一起受累。
这是为什么？是公司的工作氛围和习惯必须要加班吗？是工作任务过于繁重必须加班吗？是直属领导管理过于严格吗？类似的问题得到的答复常常是肯定的，但身为管理人员，是不是也要反省一下自己工作的效率和做事的方法呢？开会亦是如此。
思考 怎样进行会议的事前控制？
